Di Antonio Giarrusso, fondatore di Userbot e Head of AI del gruppo smeup · Novembre 2026
ChatGPT si può usare in azienda, a patto di farlo con uno strumento e regole decisi dall'azienda: accesso con le credenziali aziendali, dati ammessi e non ammessi, tracciabilità. Il rischio vero è l'uso con account personali, senza controllo: l'azienda non sa cosa viene condiviso e non ha traccia di niente.
I quattro rischi reali.
- Account personaliSe ognuno usa il proprio account, l’azienda non sa cosa viene condiviso, non può revocare l’accesso a chi se ne va e non ha traccia di niente.
- Dati che escono dal perimetroContratti, dati dei clienti, codice: a seconda del piano e delle impostazioni, le conversazioni possono essere conservate dal fornitore o usate per migliorare i modelli.
- Nessuna fonte aziendaleUna chat generica risponde con quello che sa del mondo, non con le procedure e i documenti della vostra azienda. E a volte sbaglia con sicurezza.
- Costi fuori controlloAbbonamenti sparsi su carte personali e note spese: impossibile sapere quanto si spende e per cosa.
Secondo il report “State of Shadow AI” di UpGuard (novembre 2025), oltre l'80% dei lavoratori usa strumenti AI non approvati. Vietarli non funziona: le persone passano allo smartphone. Ne parlo nella guida sulla Shadow AI.
Le regole minime.
- Uno strumento ufficiale, con accesso tramite le credenziali aziendali.
- Regole chiare su quali dati si possono usare e quali no, applicate dallo strumento.
- Più modelli disponibili, scelti per compito e costo, senza dipendere da un solo fornitore.
- Risposte basate sui documenti aziendali, non solo su quello che il modello sa del mondo.
- Log di ogni passaggio e tetti di spesa, per misurare e correggere.
È quello che fa Userbot, la piattaforma italiana per l'adozione governata dell'AI: chat, modelli diversi, conoscenza aziendale e agenti in un unico perimetro. Il metodo completo è nella guida Adozione dell'AI in azienda; gli obblighi normativi in quella sull'AI Act.
Lo schema di una policy interna.
Una pagina, non un manuale. Sei voci bastano per iniziare:
- Strumenti ammessi
- Quali strumenti AI si possono usare per lavoro e con quale account. Tutto il resto non è ammesso con dati aziendali.
- Dati
- Cosa non entra mai in uno strumento AI (dati personali di clienti e dipendenti, segreti industriali, credenziali) e cosa sì.
- Responsabilità
- Chi usa l’AI resta responsabile del risultato: verifica dei contenuti, citazione delle fonti, nessuna decisione automatica su persone.
- Trasparenza
- Quando dichiarare a clienti e colleghi che un contenuto o una risposta è generata con l’AI.
- Formazione
- Chi deve seguire quale formazione, in linea con l’obbligo di alfabetizzazione AI previsto dall’AI Act.
- Segnalazioni
- A chi rivolgersi per proporre un nuovo strumento o segnalare un problema, senza paura di sanzioni.
Poi la parte che conta davvero: far applicare queste regole allo strumento, non solo al PDF.
Domande frequenti.
Si può usare ChatGPT in azienda?
Sì, a patto di farlo con uno strumento e regole decisi dall’azienda: accessi aziendali, dati ammessi e non ammessi, tracciabilità. Il rischio vero è l’uso con account personali, senza controllo.
Meglio la versione aziendale di un singolo fornitore o una piattaforma?
Dipende da quanto volete restare legati a quel fornitore. Una piattaforma model agnostic permette di usare più modelli nello stesso ambiente e di cambiarli senza rifare processi e integrazioni.
Basta una policy interna?
Serve, ma non basta. Una regola che lo strumento non applica resta un suggerimento: permessi, modelli consentiti e log devono essere nello strumento.